Muitos departamentos de Segurança ainda resistem em automatizar a gestão das suas empresas externas e os seus fornecedores. Continuam a investir em longas jornadas de trabalho tentando organizar os Excel, e-mails e pastas do servidor, sem êxito. Assumindo assim, grandes riscos na gestão de empresas externas.
Quais são as desvantagens de utilizar as folhas de cálculo para a gestão de empresas externas?
Desafortunadamente, continuar apostando por uma gestão manual e em Excel só tem desvantagens quando pretendes gerir as tuas empresas externas com a maior eficiência possível.
1. As folhas de cálculo dão lugar a erros
Os Excel, as diferentes versões obsoletas, a falta de controlo e os múltiplos erros são uma constante na gestão manual das empresas externas.
● Talvez o documento que procuras esteja localizado numa pasta no servidor à qual não tens acesso, ou está no servidor de toda a empresa e qualquer usuário pode abrir o ficheiro da folha de cálculo e realizar modificações, introduzindo dados pouco fiáveis ou incorretos.
● Sem supervisão, os erros são uma constante nas folhas de cálculo que utilizas para gerir as tuas empresas contratadas. Neste sentido, estarás colocando em risco todos os trabalhadores que acedem ao teu centro de trabalho, bem como assumindo potenciais sanções e responsabilidades pela violação da legislação da PRL.
2. A integridade dos dados da gestão de empresas externas não é fiável
● Quando os dados são fiáveis, podes tomar decisões de forma a proteger todos os trabalhadores que acedem ao teu centro de trabalho e a tua organização dos riscos a nível laboral e reputacional, garantindo assim o cumprimento da legislação em vigor.
● Não obstante, nas folhas de cálculo, devido a que as fórmulas, datas e links eliminam-se ou modificam-se facilmente mediante ações comuns como copy paste, não há forma de assegurar a credibilidade dos dados.
● Além disso, o sistema não te permite garantir a validez dos documentos dos trabalhadores, equipamentos e maquinaria que solicitas às tuas empresas contratadas de forma automática.
● Nem se pode reportar toda a traçabilidade das versões, comentários e alterações que tenham sido feitas nos documentos da PRL.
● Quando se trabalha com Excel para a gestão de empresas contratadas, não se pode contar com as notificações e avisos automáticos, pelo que alguns incumprimentos e caducidades passarão desapercebidas.
● E por último, não podes garantir a custódia legal da documentação, especialmente necessária, em caso de inspeção, acidente de trabalho ou auditoria.
3. O trabalho manual é abundante e demorado
● Gerir as empresas contratadas com as folhas de cálculo, faz com que as equipas de Prevenção dos Riscos Laborais, Administração, Manutenção e Compras dediquem demasiado tempo.
● Além disso, habitualmente existem problemas no controlo das versões ou uma folha de cálculos desatualizada que não se atualiza periodicamente.
● Quando se dedica somente uma pessoa a realizar a gestão de empresas contratadas com o Excel, é possível que nem as empresas contratadas ou os seus companheiros entendam o processo ou os formatos de forma intuitiva ou que incluso, tenham acesso aos ficheiros.
● Mas o maior desafio surge quando o trabalho de atualizar os Excel torna-se numa tarefa árdua e demora-se mais tempo a gerir todos os Excel que estabelecer medidas preventivas, avaliar riscos, homologar fornecedores, realizar formações em prevenção, ou realizar inspeções de campo.
4. Os dados das empresas externas estão isolados e não há colaboração
Nas empresas em que a gestão de empresas contratadas se realiza com folhas de cálculo, frequentemente a equipa de Segurança de forma independente, administra os seus próprios dados e gere todo o fluxo de trabalho, pelo que acaba por assumir toda a responsabilidade e carga de trabalho.
Não obstante, quando se automatiza a gestão de empresas externas fomenta-se a colaboração entre departamentos e com as empresas contratadas.
5. As folhas de cálculo impossibilitam o crescimento da gestão de empresas externas
Os Excel são uma boa ferramenta para projetos pequenos. Contudo, quando a organização necessita gerir um maior volume de empresas contratadas, a gestão torna-se insuportável devido ao seu crescimento.
● Os projetos maiores (interrupções de manutenção, empresas contratadas habituais, empresas de transporte y facillity management, etc…) originam mais empresas contratadas, mais equipamentos de trabalho e trabalhadores externos para gerir, pelo que haverá que assumir mais riscos… e sem manter um controlo atualizado.
● Com diferença do Software para a gestão de empresas externas, as folhas de cálculo não integram a tempo real informação e dados como autorizações de trabalho, contratos e documentação de cumprimento. Isto dificulta o controlo desta parte muito importante.
● Por consequência, não terás a certeza de que todos os trabalhadores, empresas contratadas ou equipamentos de trabalho que acedem às tuas instalações cumprem com os standards de segurança de forma a evitar riscos.
6. A análise de riscos é quase inevitável
Quando necessitas extrair relatórios, indicadores e realizar análises detalhados com o objetivo de definir a tua planificação de atividades preventivas, ou encontrar lacunas e potenciais riscos das tuas empresas externas e os seus fornecedores, uma folha de cálculo não é suficiente.
Através dos alertas do sistema automatizado, um Software de Gestão de Empresas Externas como CTAIMACAE pode identificar e prevenir os falhos antes que sucedam.
Porquê automatizar a gestão de empresas externas?
À medida que se eliminam as tarefas manuais e melhora-se a colaboração, a gestão de empresas contratadas automatizada converte-se num ativo para a tua organização.
Geras cultura preventiva, proporcionando e agilizando a tomada de decisões em vista a prevenir incidentes e acidentes dos teus trabalhadores e empresas contratadas.
Entra em contacto connosco para obter mais informação sobre como eliminar as folhas de cálculo e digitalizar o teu sistema de gestão de empresas externas.
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