A Nextbitt, empresa portuguesa de gestão de activos físicos e sustentabilidade, é a plataforma seleccionada pelos CTT para integrar a gestão de aproximadamente 900 instalações, que representam mais de 500.000 m2. Actualmente, todas as instalações CTT, nomeadamente lojas, edifícios operacionais e edifícios de serviços centrais, estão a trabalhar em Nextbitt para uma melhor e mais eficiente gestão de ativos.
A Nextbitt possibilita a integração com outros sistemas, nomeadamente com o sistema de gestão (SAP) ou sistemas de gestão de edifícios (GTC), bem como com capacidade de escalar e responder aos desafios de complexidade apresentados pela empresa.
Ana Catarina Dias, Directora de Recursos Físicos e Segurança dos CTT, refere que “com a Nextbitt, temos mais de 1.000 utilizadores e aproximadamente 100 fornecedores ligados. A equipa da Direcção de Activos Físicos gere mais de 10.000 pedidos por ano em mais de 800 instalações em todo o país, só em manutenção correctiva, e está em curso a implementação da manutenção preventiva, nas suas diversas vertentes, o que representa mais 2.000 intervenções”.
Acrescenta ainda que “a implementação da Nextbitt permitiu gerir e controlar, numa única aplicação, a manutenção correctiva e a manutenção preventiva com interacção directa da equipa de Recursos Físicos com os clientes internos e com os nossos fornecedores. Agora, temos uma visibilidade de A a Z dos pedidos, desde a sua origem até à sua conclusão, com o controlo dos custos e dos prazos de execução associados, um aspecto fundamental para uma empresa desta dimensão”.
Para Miguel Salgueiro, Founder & Partner da Nextbitt, “a integração da nossa plataforma numa operação tão complexa como a dos CTT representou um desafio para a Nextbitt. Como tal, vemos os resultados com uma enorme satisfação. Porém este é apenas o primeiro passo, já a pensar no futuro, em conjunto com os CTT, estamos a realizar um piloto de sensorização do edifício sede, o qual pretende monitorizar e auditar em tempo real a energia, a água, a qualidade do ar, a temperatura, a humidade entre outros temas e com isso contribuir para a melhoraria dos indicadores de eficiência energética e de sustentabilidade. O nosso objectivo é ser um parceiro dos CTT na integração de práticas sustentáveis em todos os níveis e processos da organização”.
Como resultado da implementação da plataforma Nextbitt, os mais de 1.000 utilizadores da plataforma distribuídos por todo o país podem fazer os pedidos, tais como de reparação diversa, torneiras, instalações elétricas, ar condicionado, ou pedidos de reabilitação, pinturas, alterações de layout e limpeza adicional, e acompanhar a sua execução, ao longo de todo o processo.
Em 2023, prevê-se que a plataforma venha a gerir mais de 10.000 pedidos em manutenção correctiva, a que acrescem mais de 2.000 ações de manutenção preventiva. Esta gestão centralizada permite à equipa de Facility Management ganhos de eficiência, através de um melhor planeamento e organização dos diferentes processos.
Por outro lado, houve também uma evolução relevante ao nível da gestão de custos. O facto de os prestadores de serviço registarem toda a sua actividade diretamente na plataforma (seja através do portal ou de uma APP nativa para Android), veio também simplificar a operação da equipa dos CTT, que passou a centrar a sua actividade na validação e análise de dados, tendo sido substancialmente reduzida a carga induzida pelo tratamento de e-mails e registo de informação.
