É em Bragança que se encontra a delegação portuguesa do grupo E-coordina. Ana Barreira, directora comercial da E-coordina, em Portugal, avança à Security Magazine que “a transformação digital e a aplicação de ferramentas tecnológicas já estavam a ser uma realidade antes da COVID-19 mas a nova normalidade veio acelerar esta situação”. O grupo, dedicado ao fornecimento de ferramentas de gestão documental, deverá facturar este ano cinco milhões de euros. As expectativas de crescimento em Portugal são “muito optimistas”, prevendo-se, num futuro próximo, a abertura de mais filiais noutras partes do país.
Security Magazine – Como surgiu a E-coordina e qual tem sido a sua evolução, até à criação da delegação portuguesa no Norte do país?
Ana Barreira – A empresa nasceu em 2007, tem a sede social em San Sebastian (Pais Basco) e a sede operacional em Madrid. A E-coordina surgiu da necessidade da sua antecessora, a Einber Prevenalia – que prestava serviços de prevenção na área da SHT a outras empresas – que tinha grandes problemas com a gestão documental dos clientes, devido ao grande volume de documentos necessários e às dificuldades de controlá-los.
Havia uma carência no mercado de ferramentas de gestão deste tipo e o percurso iniciou-se primeiro no âmbito da segurança e saúde no trabalho (SST), mas logo com um foco mais abrangente no âmbito da gestão de recursos humanos (RH).
A delegação em Bragança abriu em 2018 no Parque de Ciência e Tecnologia Brigantia Ecopark.
A Ana Barreira é responsável da empresa no mercado nacional. O que a levou a abraçar esta função e quais são actualmente os seus grandes objectivos?
O que me levou a abraçar este projecto foi a forma entusiasta como me foi apresentado e a política da E-coordina. Os grandes objectivos são a captação de novos clientes e conseguir apresentar soluções para as necessidades do mercado.
Dentro daquilo que são as suas funções, quais os principais desafios que enfrenta no mercado nacional?
Os maiores desafios da actividade são sempre os que os clientes colocam. Empenhamo-nos em satisfazer as suas necessidades e apresentar soluções baseadas nas pessoas para converter as organizações em organizações mais produtivas.
Os nossos clientes apresentam-nos diariamente novos desafios e áreas onde desenvolvemos a nossa capacidade de inovação, pelo que o nosso objectivo é a melhoria contínua para continuarmos a ser uma empresa de referência no nosso sector.
Qual a importância que o mercado português assume na estratégia e crescimento da E-coordina?
A E-coordina Portugal insere-se na estratégia de internacionalização. As soluções fornecidas pela nossa aplicação não se limitam a um único país, até porque, a legislação da CEE aplica-se a todo o espaço europeu e as necessidades das empresas nesta área são as mesmas em Portugal e Espanha. Isso levou-nos a tomar a decisão de criar uma delegação em Portugal para atender o mercado português.
O know-how da empresa tem sido um factor para o desenvolvimento em Portugal, e estando o nosso mercado cada vez mais aberto para soluções
tecnológicas, o crescimento tem sido importante.
As nossas expectativas são optimistas e acreditamos que, no futuro próximo, teremos filiais noutras partes do país.
A E-coordina conta com uma aplicação web para gestão da coordenação das actividades empresariais/gestão documental. Em que medida esta aplicação é diferenciadora no mercado português?
Uma das maiores vantagens que temos face à concorrência consiste no facto de as soluções que fornecemos partirem da nossa própria experiência, por termos tido que dar respostas práticas a problemas que nós mesmos tínhamos.
A isto é preciso somar o facto de estarmos em contínua evolução, em função das solicitações dos nossos clientes. Estes pertencem a todos os sectores de actividade, o que nos dá uma visão global, permite-nos propor soluções às
múltiplas situações que possam surgir e adaptarmo-nos a qualquer necessidade.
A nossa aplicação permite organização, controlo, segurança jurídica e poupança em tempo de gestão aos nossos clientes.
Na sua opinião, quais as principais razões para uma empresa apostar nesta tipologia de ferramentas tecnológicas?
A transformação digital e a aplicação de ferramentas tecnológicas já estavam a ser uma realidade antes da COVID-19 mas a nova normalidade veio acelerar esta situação.
Aplicar processos de digitalização de documentos começa a ser o foco das empresas devido aos benefícios que traz às organizações. Permite não só eliminar o excesso de papéis, mas também organizar a rotina de trabalho, automatizar processos, economizar tempo e dinheiro, prevenir os riscos profissionais, melhorar a produtividade e qualificar a gestão de documentos.
Numa altura em que tanto se fala de cibersegurança e protecção de dados e sendo esta aplicação assente na web, permitindo a gestão de dados sensíveis, estes são pontos a que a E-coordina está atenta?
Está a tornar-se cada vez mais comum ver notícias sobre empresas que libertam dados na sequência de um ataque cibernético aos seus servidores. É, por isso que na E-coordina, por ser uma aplicação na nuvem, há anos que estamos focados na adaptação diária de medidas de segurança cibernética. É preciso ter em conta que esta actividade é muito mutável e requer uma
dedicação contínua.
Em muitos casos, as ameaças informáticas vêm através de más práticas ou erros humanos. Os procedimentos exigidos pela ISO 27001 Segurança da Informação, na qual a E-coordina é certificada, envolvem formação e boas práticas nesta área dos funcionários da organização.
Quanto ao que me pergunta sobre dados sensíveis, os documentos solicitados em relação à coordenação de actividades empresariais são de baixo nível. Contudo, a empresa cumpre os requisitos do Regulamento Geral de Protecção de Dados onde, através da formalização de um contrato, estabelece quais são as suas responsabilidades e obrigações no tratamento e
cumprimento.
O tecido empresarial português é composto largamente por PMEs, que podem, por um lado, ter um menor número de colaboradores e, por outro, menores recursos financeiros. Neste sentido, as PME estão no raio de actuação para esta tipologia de produtos?
Independentemente do tamanho da empresa, as ferramentas de gestão documental tornam-se uma necessidade, e as próprias PMEs actualmente despendem muitos recursos financeiros para cumprirem com a legislação, acabando por encontrar na E-coordina uma solução menos dispendiosa, mais eficaz e global.
Dentro da nossa área de actividade, as relações com empresas subcontratadas, fornecedores e RH, estão em constante evolução, tanto em aplicações que já são funcionais como em projectos de nova geração, o que nos permite oferecer soluções adaptadas às dimensões dos clientes.
Sectorialmente, quais os principais sectores de actividade a utilizarem esta ferramenta?
A ferramenta da E-coordina é pensada para realizar uma gestão documental própria e externa nas relações de subcontratação. É transversal a qualquer âmbito de actividade.
Pode ser adaptada às necessidades de cada empresa e é realizado um acompanhamento activo, assim como o apoio técnico na utilização da plataforma. Por isso, os sectores de acção da aplicação vão da indústria em geral, construção, estaleiros navais e portos, captação e tratamento de água até os prestadores de serviços.
Ao nível da área de Segurança e Saúde no Trabalho, qual as mais-valias que esta ferramenta poderá dar aos gestores de RH e técnicos de SST?
Investir na prevenção das empresas é investir no sucesso das mesmas. É crucial para a sustentabilidade das organizações que se invista em prevenção, para evitar custos directos e indirectos.
Uma gestão documental eficaz é chave para a coordenação de todas as actividades da empresa. Reflecte-se economicamente e de forma positiva nos resultados, reduz os índices de sinistralidade no trabalho, ajuda no cumprimento de requisitos consoante a Lei 102/2009 (Promoção da Segurança e Saúde no Trabalho), garante o fluxo de trabalho e os acessos ao
local de trabalho e integra a prevenção de riscos profissionais a nível interno e externo.
Quais os principais impactos da actual pandemia na actividade da E-coordina e de que forma a empresa se adaptou a esta situação?
O trabalho da E-coordina é desenvolvido em grande parte online, sejam comunicações, demonstrações, etc, o que nos permitiu manter todos os serviços mesmo estando em teletrabalho.
A equipa demonstrou um grande empenho, estando disponíveis para os nossos clientes quase 24h sobre 24h. A situação obrigou-nos a reagir de forma muito rápida, pois além do cumprimento das normas legais e de segurança, surgiram as novas normas de saúde e foi necessário um acompanhamento e um ajuste para muitos dos nossos clientes.
Como é que a vossa aplicação se adaptou às muitas alterações que a pandemia trouxe na gestão de pessoas, através da restrição de movimentos, aposta em teletrabalho, redução e adaptação de horários? Foram necessários realizar ajustes/alterações?
Todos estamos a viver uma situação muito desafiante mas a E-coordina encarou este período com um espírito de entreajuda e de muita união. Mantivemos o mesmo serviço, reforçamos o nosso atendimento aos clientes e os nossos esforços foram dirigidos ao cumprimento do nosso compromisso com os mesmos de acordo com as medidas preventivas do país.
A nossa aplicação é uma aplicação na nuvem que pode ser usada a partir de qualquer parte do mundo e está disponível 24 horas por dia, 365 dias por ano. Só é preciso ter acesso à internet.
Tudo isto facilita a implementação, o desenvolvimento e a manutenção da mesma e permite que os nossos clientes possam ter acesso em qualquer momento à aplicação.
Por onde passa a evolução da E-coordina no mercado português para o próximo ano? Podemos esperar novidades em termos de novos produtos, investimentos noutras localizações ou reforço/ampliação da estrutura?
Apesar do nosso crescimento nos últimos quatro anos ter sido muito importante em Espanha e das nossas expectativas em Portugal serem muito optimistas, uma vez que a aplicação está a encaixar-se bem e a cumprir as expectativas das empresas, a nossa taxa de crescimento será menor para este ano. Tendo isso em conta, o nosso objectivo como grupo para este ano de 2020 é facturar cinco milhões de euros.
As consequências económicas da pandemia vão supor, a curto prazo, uma desaceleração da actividade e, portanto, produzirá um parêntesis no crescimento dos negócios e as expectativas de crescimento terão de se adaptar à nova situação.
No entanto, acreditamos que a E-coordina terá um futuro promissor.
